Politique de confidentialité des données personnelles

Dernière révision : 20 octobre 2023. Adoptée le 2 novembre 2023

1. Objectifs

La Loi 25, aussi connue sous le nom de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi »), a créé une nouvelle série d'obligations pour toutes les entreprises du Québec, privées ou publiques, qui détiennent, traitent et communiquent des renseignements personnels de leurs clients, employés et fournisseurs. Cette Loi, la première du genre au Canada, est conçue pour s'adapter aux réalités technologiques d'aujourd'hui et harmoniser le Québec avec les juridictions canadiennes et internationales en matière de protection des renseignements personnels.

En l’espèce, la présente politique s’applique aux renseignements personnels concernant les utilisateurs du site web d’OPJ + ainsi qu’aux renseignements personnels recueillis via nos comptes sur les réseaux sociaux, incluant les suivants :

2. Qui sommes-nous et que faisons-nous ?

Opération Placement Jeunesse inc. (OPJ+), créé en 1982, est un organisme à but non lucratif qui répond aux besoins des personnes ne possédant pas les habiletés nécessaires pour faire face au marché de l’emploi ou nécessitant un accompagnement pour y parvenir. Cette année, l’organisme fête ses 40 ans de services auprès de la communauté montréalaise rencontrant des défis importants face à leur intégration en l’emploi.

OPJ+ offre des services de soutien en emploi gratuits pour toutes personnes devant relever divers défis dans leur démarche d'insertion socioprofessionnelle.

OPJ+ vise d’abord et avant tout le bien-être des personnes au travail. L’équipe offre du coaching adapté au rythme et à la capacité de chacun afin de développer leur propre méthode de travail. Les personnes ont ainsi l’opportunité de développer leur confiance à intégrer et à se maintenir dans un emploi selon leurs intérêts et compétences. Ainsi, elles développent une posture professionnelle axée sur l'autonomie qui leur permettra de bâtir un parcours professionnel stable et durable dans le temps.

3. Quels renseignements personnels recueillons-nous, comment les recueillons-nous et à qui les communiquons-nous ?

Accès aux services et ouverture de dossier

À OPJ+, des renseignements personnels et professionnels sont collectés auprès des participants dans un but très précis : permettre l’ouverture de leur dossier auprès de notre bailleur de fonds, Service Québec. Ces informations sont recueillies en personne, au téléphone ou en visioconférence, lors de la première rencontre effectuée avec le participant.

Les informations sont entrées dans le système informatique qui relie OPJ+ à son bailleur de fonds (Service Québec). De cette façon, nous procédons à l’ouverture du dossier du participant. Cette ouverture de dossier est obligatoire pour avoir accès aux services. Sans l’ouverture de ce dossier, nous ne pouvons pas offrir nos services aux personnes qui en font la demande.

Pour que l’ouverture du dossier soit possible, nous devons recueillir les informations personnelles et professionnelles suivantes :

 

  • Nom, prénom
  • Date de naissance
  • Adresse
  • Numéro de téléphone
  • Courriel
  • Numéro d’assurance sociale (il s’agit de l’information qui permet au bailleur de fonds de constater que nous rencontrons de « vraies » personnes
  • Pays de naissance
  • Sexe
  • Statut d’immigration, s’il y a lieu
  • Employeurs actuels et/ou passés
  • CP12 (numéro de dossier à Service Québec)
  • Information du compte bancaire pour le dépôt direct pour des frais d’appoint, de garde et/ou de transport (versés par Service Québec)

Un formulaire de consentement est signé ou une approbation de partage d’information est donnée oralement par le participant. Dans ce dernier cas, une note est inscrite dans le système informatique qui relie OPJ+ au bailleur de fonds disant que la personne a donné son accord pour le partage de ses informations personnelles qui permet l’ouverture de son dossier.

Une fois le dossier ouvert dans le système informatique qui relie OPJ+ au bailleur de fonds, les informations sont entrées dans une base de données utilisée uniquement par les employés d’OPJ+.

Dans le cadre de projets spéciaux où les participants reçoivent des allocations de participation versées par OPJ+ (via une subvention du bailleur de fonds), des informations personnelles sont requises et entrées dans le système de paye de Desjardins.

Les informations sensibles recueillies et demandées par Desjardins sont :

  • Prénom et nom
  • Titre d’emploi
  • Nom de l’employeur
  • Date de naissance
  • Nom de la personne à contacter en cas d’urgence
  • Sexe
  • Adresse
  • Numéro de téléphone
  • Numéro d’assurance sociale
  • Adresse courriel
  • État civil
  • Information du compte bancaire pour dépôt direct de la part d’OPJ+

Consultation du site internet d’OPJ+

Des renseignements sur l’utilisation de notre site Internet et d’autres renseignements techniques comme des détails concernant votre visite sur le site, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne sont recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi.

Notre site Web utilise des témoins (cookies) qui sont conservés sur votre appareil. Nous utilisons ces informations pour améliorer votre expérience de navigation, comprendre comment notre site web est utilisé par ses visiteurs.

Don en ligne

Nous ne recueillons pas les renseignements bancaires ou de crédit dans le cas des dons en ligne. Ces données ne nous sont pas accessibles ni à la consultation ni à la conservation et elles sont régies par la Politique de confidentialité de notre partenaire. Pour consulter la politique de confidentialité de CanaDon, veuillez consulter le lien suivant:

https://www.canadahelps.org/fr/confidentialite-et-securite/

4. Conservation des informations

Les données recueillies par OPJ+ sont conservées dans une base de données, dans un dossier physique qui se trouve dans le bureau du/de la conseiller.ère en emploi attitré.e au/à la participant.e pendant le processus (bureau verrouillé lorsque le conseiller n’est pas présent). Une fois la participation terminée, le dossier physique est archivé dans un classeur verrouillé.

Pour savoir comment Service Québec protège et conserve les données personnelles des participant.e.s, nous vous invitons à vous référer à sa politique de confidentialité, accessible au lien suivant : https://www.quebec.ca/acces-information

5. Destruction des données

À la demande de notre bailleur de fonds (Service Québec), les dossiers doivent être conservés pendant 10 ans. Une fois l’échéance atteinte, le dossier papier est déchiqueté et détruit. Il en est de même pour le dossier numérique qui se trouve dans la base de données d’OPJ +.

 

6. Engagement

Les membres de l’équipe d’OPJ+ signent, dès leur embauche, le code d’éthique de l’organisme, un formulaire fourni par Service Québec et leur entente de travail où il est mentionné l’importance et l’obligation de respecter la confidentialité des données.

OPJ+ s’engage à :

  • Prendre les actions appropriées pour réduire la possibilité de dommages aux individus affectés et prévenir les incidents
  • Informer la Commission de l’accès à l’information (CAI) et l’individu affecté si la violation pouvait causer un dommage sérieux
  • Maintenir un registre des incidents de confidentialité des renseignements personnels, dont une copie doit être fournie à la Commission de l’accès à l’information (CAI), sur demande

7. Modification

OPJ+ se réserve le droit de modifier le contenu de la présente politique en tout temps. Tout changement apporté figurera sur notre site web et sera porté à votre attention lors de votre connexion.

 

8. Personne à contacter au besoin

Pour toutes questions, commentaires ou plaintes en lien avec la présente Politique de confidentialité des données personnelles, veuillez contacter Marie-Lou Galarneau, directrice générale et responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel suivante: marielougalarneau@opj.ca

 

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